Se hai provato a usare ChatGPT o Claude per scrivere un’email delicata, riassumere un contratto o preparare una bozza di report, probabilmente hai avuto due tipi di esperienza: risposte generiche che dovevi comunque riscrivere da capo, oppure, quando per caso hai scritto la richiesta “giusta”, un risultato che ti ha fatto risparmiare mezz’ora di lavoro. La differenza tra questi due scenari raramente dipende dal modello che usi. Dipende da come formuli la richiesta, cioè dal prompt. In questo articolo vediamo un metodo semplice, applicabile anche da chi non ha alcuna competenza tecnica, per scrivere prompt che restituiscono quello che serve, con esempi presi da task d’ufficio.
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Perché la maggior parte delle persone scrive prompt che non funzionano
Claude e ChatGPT, nelle versioni recenti, sono entrambi perfettamente in grado di gestire compiti di scrittura, sintesi e analisi per l’ufficio: il problema più comune è che si tende a trattare l’intelligenza artificiale come un motore di ricerca, scrivendo una richiesta breve e generica nella speranza che il sistema “capisca” da solo cosa serve.
Un prompt come “scrivimi una risposta a questo cliente” o “riassumi questo documento” funziona in modo simile a chiedere a un collaboratore nuovo, che non conosce né te né il contesto, di fare qualcosa senza dargli nessuna indicazione. Il risultato che ottieni è statisticamente plausibile (cioè assomiglia a quello che potrebbe volere una persona media in una situazione media), ma quasi mai è quello che vuoi tu, in quella situazione specifica, per quel destinatario specifico.
La buona notizia è che risolvere questo problema non richiede tecniche complesse di “prompt engineering”, ma una semplice abitudine: dare all’AI le stesse informazioni che daresti a una persona a cui deleghi il compito, in un ordine prevedibile e ripetibile.
Il metodo: contesto, compito, formato, esempio
Il framework più utile per chi lavora in ufficio si riduce a quattro blocchi, sempre nello stesso ordine. Questi quattro blocchi non vanno imparati a memoria come una formula: quello che conta è che, se manca uno di essi, il risultato sarà quasi sempre da correggere a mano.
- Contesto: chi sei, in che situazione ti trovi, chi è il destinatario o a cosa serve il testo. Senza questo, l’AI non sa se stai scrivendo a un cliente arrabbiato o a un collega, se il documento è per un avvocato o per un imprenditore senza background tecnico.
- Compito: cosa vuoi ottenere, in modo specifico. Non “scrivi un’email” ma “scrivi una risposta che rifiuti la richiesta di sconto ma lasci la porta aperta a un futuro rinnovo”.
- Formato: come deve essere strutturato il risultato, cioè lunghezza, tono, se vuoi un elenco puntato o un testo continuo, se serve un’intestazione, se deve essere pronto da incollare o solo una bozza da rivedere.
- Esempio (o vincolo): qualcosa che aiuti l’AI a calibrarsi, come un esempio di tono che ti piace, un dato da non includere, un limite di parole, un elemento da citare per forza.
Nella pratica, questi quattro blocchi possono stare in tre o quattro righe scritte di getto, senza formalismi. L’importante non è la forma del prompt, è che le informazioni ci siano tutte prima di premere invio, invece di scoprirle a posteriori nel feedback che dai dopo aver letto una risposta sbagliata.
Esempi pratici: prima e dopo
Rispondere a un’email difficile
Prima (prompt vago): “Scrivi una risposta educata a questo cliente che si lamenta del ritardo nella consegna.”
Con un prompt così, l’AI produce un’email di scuse generica, probabilmente troppo formale o troppo arrendevole, che non tiene conto di eventuali responsabilità o di cosa puoi effettivamente offrire.
Dopo (prompt con contesto, compito, formato, vincolo): “Sono il titolare di uno studio di consulenza. Un cliente si lamenta perché la consegna del lavoro è arrivata con 5 giorni di ritardo rispetto all’accordo. Il ritardo è dovuto in parte a un cambio di specifiche chiesto da lui stesso a metà lavoro, in parte a un nostro rallentamento interno. Scrivimi una risposta che riconosca la nostra parte di responsabilità senza scaricare tutta la colpa su di lui, mantenga un tono professionale ma non remissivo, e proponga uno sconto del 10% sulla prossima fattura come gesto di buona volontà. Lunghezza: massimo 120 parole, pronta da incollare in un’email, senza intestazione formale tipo ‘Gentile Cliente’.”
La seconda versione produce un testo che puoi mandare quasi senza modifiche, perché l’AI conosce il contesto, il compito specifico, il tono richiesto e i limiti di lunghezza.
Riassumere un documento lungo
Prima: “Riassumi questo contratto.”
Un riassunto generico su un documento lungo tende a distribuire l’attenzione in modo uniforme su tutte le sezioni, incluse quelle standard e irrilevanti, e a diluire proprio i punti che contano di più: penali, scadenze, clausole di recesso.
Dopo: “Sei un assistente che aiuta un commercialista a valutare rapidamente un contratto di fornitura prima di firmarlo. Leggi il documento allegato ed evidenzia solo: durata e modalità di rinnovo, penali in caso di recesso anticipato, condizioni di pagamento, eventuali clausole insolite rispetto alla prassi standard di questo tipo di contratti. Presenta il risultato come elenco puntato, una riga per ciascun punto, senza premessa introduttiva. Se una delle quattro voci non è presente nel documento, scrivilo esplicitamente invece di ometterla.”
Qui il “compito” è indicare esattamente cosa cercare invece di un generico “riassumere”: è proprio questa precisione a trasformare un output superficiale in uno strumento di lavoro utilizzabile.
Preparare la bozza di un report e le domande per un cliente
Prima: “Fammi un report sui risultati del mese.”
Senza sapere per chi è il report, che dati hai a disposizione e in che formato deve arrivare, l’AI inventa una struttura standard che quasi certamente non corrisponde a quella che usi in ufficio.
Dopo: “Devo preparare un report mensile per un cliente PMI che non ha competenze tecniche di marketing. Ti incollo i dati grezzi (traffico sito, contatti da form, spesa pubblicitaria). Struttura il report in quattro sezioni: cosa è successo, perché (in linguaggio semplice, senza gergo tecnico), cosa faremo il mese prossimo, un’azione che chiediamo al cliente. Massimo mezza pagina per sezione, tono diretto, niente slide, testo continuo pronto per essere incollato in un documento Word.”
Lo stesso principio vale per preparare le domande da fare a un cliente prima di un incontro: invece di “dammi delle domande da fare a un cliente”, è molto più efficace scrivere “sto per incontrare un potenziale cliente, un ristorante che vuole aumentare le prenotazioni online e non ha mai fatto pubblicità digitale prima; preparami 8 domande, ordinate dalla più generale alla più operativa, che mi aiutino a capire budget disponibile, obiettivi reali e cosa ha già provato in passato, evitando domande a cui potrebbe rispondere con un semplice sì o no.”
Gli errori più comuni da evitare
- Prompt troppo vaghi. Richieste come “miglioralo”, “rendilo più professionale” o “scrivi qualcosa di efficace” lasciano all’AI la decisione su cosa significhi “migliore”: la sua idea di cosa sia meglio raramente coincide con la tua senza altre indicazioni.
- Non dare contesto, dando per scontato che l’AI “sappia già”. A differenza di un collega che lavora con te da anni, ogni conversazione con l’AI parte da zero (a meno che tu non gli abbia già fornito quelle informazioni prima, nella stessa conversazione). Se non spieghi chi sei, per chi scrivi e in che situazione, ottieni un testo scritto per un destinatario immaginario.
- Aspettarsi che l’AI “indovini” cosa ti serve. Se hai in mente un vincolo (un dato da non citare, un tono da evitare, una lunghezza precisa) va scritto esplicitamente. L’AI non legge nella mente, restituisce quello che le hai effettivamente comunicato.
- Non specificare il formato di output. Chiedere un contenuto senza dire se ti serve un elenco, un testo continuo, una tabella o poche righe porta quasi sempre a un formato che poi devi riadattare a mano, vanificando parte del risparmio di tempo.
- Accontentarsi della prima risposta. Un prompt ben scritto riduce di molto la necessità di correzioni, ma il dialogo resta utile: se il risultato è vicino ma non perfetto, è più efficiente correggerlo con un’indicazione puntuale (“accorcia la seconda parte”, “usa un tono meno formale”) che riscrivere tutto da capo con un nuovo prompt.
Un’ultima considerazione: questo metodo funziona bene per compiti di scrittura, sintesi e prima bozza (email, riassunti, report, domande di scoperta). Per attività ricorrenti che si ripetono ogni settimana (per esempio smistare sempre le stesse tipologie di richieste, o preparare sempre lo stesso tipo di report a partire dagli stessi dati), il passo successivo naturale è automatizzare il collegamento tra l’AI e gli strumenti che già usi in ufficio (email, fogli di calcolo, gestionale), più che scrivere un prompt migliore ogni volta: così il prompt “buono” lo si scrive una volta sola.
Se vuoi capire come applicarlo al tuo lavoro specifico
Il metodo che ho descritto funziona per la maggior parte dei casi d’ufficio, ma ogni professione e ogni azienda ha vincoli, documenti e priorità diverse: uno studio legale ha esigenze di riservatezza e precisione terminologica diverse da quelle di un negozio che deve rispondere a recensioni online. Se vuoi capire dove e come inserire Claude o ChatGPT nel tuo modo di lavorare (quali compiti automatizzare prima, quali dati puoi condividere e quali no, che tipo di prompt o di collegamento ha senso per la tua situazione), mi occupo io di automazioni AI, web marketing e SEO qui a Pescara, e lavoro anche a distanza con professionisti e PMI in tutta Italia.
Il modo più diretto per iniziare è una prima consulenza a pagamento di un’ora, pensata come momento conoscitivo e orientativo: alla fine avrai indicazioni chiare e già utilizzabili da solo su dove intervenire. Un’analisi più approfondita e una soluzione pronta da mettere in funzione arrivano, quando il caso lo richiede, nel lavoro che segue. Se ti interessa, scrivimi e troviamo insieme un momento per parlarne.
